Alegerea persoanei potrivite care sa organizeze unul dintre evenimentele speciale din viata ta personala sau profesionala este extrem de importanta. Intocmai ca in cadrul unui interviu, prima ta intalnire cu un organizator de evenimente ar trebui sa-ti dea ocazia sa iti formezi o parere generala despre persoana respectiva si sa te ajute sa decizi daca aceasta este persoana cu care vrei sa colaborezi ori ba. Folosindu-te de intrebarile de mai jos, iti poti forma o idee despre potentialul organizatorului tau de evenimente:

 

organizator-nunti
De cat timp organizezi evenimente?

E posibil ca entuziasmul si pasiunea unui incepator sa fie suficiente pentru ca evenimentul tau sa fie unul incununat de succes. Insa nimeni nu poate sustine ca nu ar fi mai linistit daca experienta s-ar numara printre atributele organizatorului sau de eveniemente.

Daca totusi te incumeti sa apelezi la un incepator, ai macar grija sa platesti un pret pe masura experientei sale ;).

 

Cate evenimente ai mai organizat pana acum?

Aceasta intrebare este un prilej bun de a afla cateva informatii despre persoana din fata ta, dar si pentru a te inspira din experienta sa. Daca tu consideri necesar, poti solicita cateva date de contact pentru a cere referinte.
 

Esti disponibil(a) pentru data evenimentului?
Mai ai si alte evenimente programate in ziua respectiva?
Vei fi prezent(a) la locatie pe toata durata evenimentului?

In principiu, ai vrea ca persoana cu care ai discutat toate detaliile organizarii sa fie prezenta la eveniment, iar daca nu, sa ai parte macar de un inlocuitor cel putin la fel de competent. Pentru a evita surprizele neplacute, negociaza acest aspect de la bun inceput.
 

Ai mai organizat si alte evenimente in locatia selectata?

Experienta data de organizarea altor evenimente intr-o anumita locatie este nepretuita. Un bun organizator va cunoaste toate viciile ascunse ale spatiului respectiv si va putea sa evite orice context neplacut.
 

Daca te vei ocupa de organizarea evenimentului, pot opta pentru alti furnizori decat cei agreati de catre tine?

In general este bine sa optati pentru furnizorii recomandati de organizator, in masura in care produsele sau serviciile pe care le doriti sunt prezente in oferta acestora. Preturile oferite sunt adeseori mai bune decat cele de pe piata, organizatorul se ocupa de negocieri si cam toate durerile de cap care vin la pachet cu comanda. Daca totusi va doriti ceva care nu exista in oferta furnizorilor recomandati, este bine sa va asigurati ca aveti libertatea de a apela la serviciile altor firme.

 

Care este primul pas pe care ar trebui sa-l fac in organizarea unui eveniment?

Stabileste data! Daca nu ai o data, nu poti face nimic. Daca este vorba de o nunta sau un botez, nu poti rezerva biserica sau muzicieni, iar in cazul oricarui tip de eveniment data este extrem de importanta pentru rezervarea salii dorite.
 

Care este cel mai important aspect care ar trebui rezolvat in organizarea unui eveniment?

Cand vine vorba in mod special de nunti, dar este valabil pentru orice tip de eveniment, eu spun adesea: ”daca ai sala, muzica si florile, considera ca nunta e organizata”. Sigur ca in teorie suna mai simplu decat in practica. Totusi, cred cu tarie ca aceste 3 aspecte sunt extrem de importante: daca ai gasit o sala de evenimente potrivita, cel mai probabil ca ai rezolvat si problema meniului. Ramane sa rezervi formatia, dj-ul sau cantaretii care au frecvent programul in avans pentru aproape un an si sa te decizi asupra decorului. Toate celelalte detalii se rezolva mai usor.
 

Te poti incadra in bugetul meu?

Cei mai multi miri ocolesc discutia bugetului de la bun inceput si se crispeaza cand eu deschid subiectul. Cred ca toata lumea ar trebui sa discute cat se poate de clar care sunt limitele si cat de mult pot extinde bugetul. Pentru evenimente, sky is the limit! Daca totusi bugetul tau nu ajunge pana la soare, ar trebui sa ii comunici organizatorului tau exact cat esti dispus sa cheltuiesti astfel incat el sa iti poata oferi cele mai bune sugestii.
 

Cand se achita nota de plata?

Cele mai multe firme care organizeaza sau furnizeaza anumite servicii pentru evenimente, accepta plata unui avans urmand ca restul sumei sa fie achitat dupa eveniment. Asigura-te ca metoda de plata este cea dorita de tine.

 

Sursa: blogul echipei Events by Carmen Ionita, agentie organizare evenimente