Nunta este precum o piesa de teatru unde, pe scena, totul curge firesc, replicile si scenele sunt naturale si protagonistii in largul lor – desi stiu ca nu exista „duble“, ca la film, ca sa poata drege poticnelile. Totul se face din mers, spectatorii (adica nuntasii) au parte de un ceremonial memorabil, datorat insa sutelor de ore de repetitie, unei echipe profesioniste si, mai ales, unui regizor-strateg al intregului proiect. Faceti cunostinta cu Marius Mardale, coordonatorul evenimentelor de succes si aplauze la scena deschisa, intr-un interviu semnat Carmen Ionita.

Cand incepe comunicarea intre miri si coordonatorul de eveniment?

Coordonatorul de evenimente si mirii se intalnesc prima data, fata in fata, la degustarea meniului pentru nunta. La aceasta intalnire este recomandat sa fie prezent si bucatarul-sef, reprezentantul de vanzari, seful de sala si wedding planner-ul. Este cel mai bun moment pentru stabilirea meniului final (mancare si bauturi) si definitivarea ofertei trimise anterior clientului. in acest punct, mirele si mireasa trebuie sa profite de reuniunea personalului care se va ocupa de bunul mers al evenimentului.

Meniul va fi ales in raport cu tematica nuntii, dar si in functie de gusturile mirilor si ale celor mai importanti invitati. Tot atunci se va stabili numarul ospatarilor disponibili la eveniment si se vor face eventuale modificari in specialitatile preparate de bucatar. Un element extrem de important: mirii vor fi intrebati despre cerintele alimentare speciale ale invitatilor. Ei vor trebui sa se intereseze si sa dea informatii daca printre nuntasi vor fi vegetarieni, persoane a caror religie le impune restrictii alimentare si, mai ales, daca sunt oameni alergici la anumite ingrediente.

Este util si oportun pentru intreaga echipa care participa la organizare ca mirii, impreuna cu wedding planner-ul si coordonatorul de eveniment, sa realizeze un program al nuntii. Astfel, fiecare va sti cand si ce are de facut, se va face sincronizarea intre servirea meniului si momentele de entertainment, pentru a evita haosul si suprapunerea nepotrivita a momentelor.

nunta-all-white

Momente neprevazute

Programul evenimentului este o unealta utila pentru gestionarea evenimentelor neprevazute. Micile sau chiar marile modificari aparute in ultima clipa sunt inevitabile, iar ele nu trebuie sa afecteze buna dispozitie a mirilor. Acesta este unul din motivele pentru care recomand tuturor clientilor mei sa sesemneze o singura persoana, nu mai multe, care sa comunice in ajunul sau chiar in ziua evenimentului cu coordonatorul de eveniment/seful de sala.

Persoana respectiva trebuie sa aiba atat putere de decizie, cat si abilitati de comunicare. Daca este vorba de un wedding planner cu experienta, acesta va sti ca trebuie sa semnaleze orice modificari aparute intre momentul degustarii si eveniment, cu minimum 24 de ore inainte de nunta, pentru a oferi echipei timp de solutionare a problemelor.

Sincronizarea meniului

Servirea meniului depinde foarte mult de programul evenimentului si de designul salii. Daca locatia are o zona de lounge, foaier, un spatiu destinat intampinarii invitatilor, atunci le sugerez clientilor mei servirea unor tartine alaturi de traditionala sampanie cu piscot.

Tartinele sunt potrivite pentru inceperea unui eveniment, in special cand invitatii sunt veniti din provincie sau cand exista o perioada mare intre cununia religioasa si petrecerea de la restaurant. in cazul in care nu se ofera tartine la intampinare, primele doua feluri de mancare se pot servi la un interval de aproximativ o ora si 15 minute, iar urmatoarele intre o ora si 30 de minute si o ora si 45 de minute.

Inainte de servirea fiecarui fel de mancare, este recomandat ca personalul de servire sa intrebe invitatii ce vin prefera, sa il recomande si sa-l serveasca pe cel adecvat. Desigur, nu ignor riscul unor evenimente neprevazute si al unor intarzieri de ultim moment. Chiar daca aceste situatii nu sunt de dorit, nu sunt intotdeauna evitabile atunci cand organizezi evenimente de amploare, cu sute de invitati. inca o data, accentuez foarte importantul rol al wedding plannerului sau pe cel al persoanei desemnate sa comunice cu personalul, fiindca orice modificare in timeline-ul evenimentului – si, implicit, in meniu – trebuie comunicata sefului de sala cu cel putin o ora inainte de servire.

Meniuri „speciale“ si extra

O situatie delicata este cea a bauturilor extra-meniu. Le recomand tuturor clientilor mei sa discute clar cu coordonatorul de eveniment si seful de sala despre cazul in care oaspetii comanda bauturi care nu sunt incluse in meniu. in acest caz, mirii trebuie sa le comunice organizatorilor cine va achita cheltuielile neprevazute si cum trebuie sa se procedeze in cazul in care personalul de servire primeste o asemenea solicitare din partea invitatilor.

Un alt aspect de care trebuie sa se tina seama atunci cand se stabilesc detaliile organizatorice este cel al meniurilor speciale, destinate echipei tehnice. in general, este recomandat ca acestia sa manance inaintea invitatilor, iar masa lor sa fie pozitionata in sala evenimentului in cazul fotografului, cameramanului, organizatorului, in vreme ce muzicantii si dansatorii pot sta intr-o sala alaturata.

Tortul

Un moment deosebit de important si de spectaculos in cadrul nuntii este prezentarea si servirea tortului. Tocmai din acest motiv, acesta trebuie sa fie unul dintre punctele principale de pe agenda discutiei cu coordonatorul de evenimente. Celor cateva minute de „apogeu“ al evenimentului li se dedica un adevarat scenariu, totul trebuie regizat exemplar, pentru a permite sincronizarea perfecta a intregii echipe.

Astfel, wedding plannerul sau persoana desemnata trebuie sa comunice inainte cu 5-10 minute intregii echipe (fotograf, cameraman, muzicanti, miri si nasi) ca urmeaza momentul prezentarii tortului. in consecinta, personalul de servire va pregati sampania in pahare, mirii si nasii se vor aduna pentru clipa speciala, muzica se va auzi in surdina pana la acordurile traditionalului „La multi ani!“, luminile se vor stinge, iar tortul va intra insotit sau nu de artificii fixate pe platou sau tip „vulcan“, lumanari sau alte elemente de recuzita spectaculoasa. Ulterior, se vor aprinde luminile, li se va explica mirilor cum sa taie felia „inaugurala“ din care vor gusta simbolic, apoi li se va oferi sampanie mirilor, nasilor, parintilor si invitatilor. Dupa inmanarea paharelor de sampanie, se va scoate tortul din sala, astfel incat invitatii sa poata felicita mirii.

Dupa cum vedeti, un simplu moment, in care aparent totul decurge natural, neplanificat, are nevoie de o intreaga echipa si de un scenariu bine pus la punct pentru a functiona perfect, fara pauze stangace si momente jenante. Mirii, wedding-plannerul, coordonatorul de eveniment, seful de sala trebuie sa comunice eficient si sa formeze o echipa bine coordonata pentru a asigura succesul evenimentului. Aceasta din urma afirmatie este, poate, esenta intregii povesti pe care v-am spus-o prin randurile de mai sus: comunicarea eficienta, sincera, si increderea reciproca sunt ingredientele unei nunti fara cusur.

Despre Marius Mardalem-mardale

Cu o experienta de peste 14 ani in cadrul celor mai cunoscute lanturi hoteliere de cinci stele din tara, Marius Mardale si-a fundamentat cariera pe pasiune si rigoare.

Este mandru de cunostintele acumulate in posturi de coordonare, dar si in urma pregatirii temeinice pentru functia de manager in turism, instructor de formare profesionalasi formator pentru tehnica servirii si, nu in ultimul rand, in domeniul dreptului civil. Slujba sa – organizator de evenimente – pare a fi uneori un front militar, dar Marius recunoaste ca savureaza satisfactia de a iesi invingator de fiecare data.

Recomanda fiecarui client sa apeleze la serviciile unui profesionist in managementul evenimentelor – pe care sa il verifice atent, caruia sa-i comunice cat mai detaliat dorintele si asteptarile sale, iar mai apoi sa-i acorde incredere deplinasi mana libera in realizarea proiectului.

Foto interior si prima pagina Shutterstock